Основные функции менеджмента

Основные и связующие функции управления

Как это ни странно, но до сих пор не представлено определения, устраивающего бы абсолютно всех в отношении содержания, ролей и функций управленческого труда. Широкое распространение получила точка зрения, что руководство реализуется через процесс управления, применимый к любой компании, вне зависимости от ее размера, отрасли, используемых технологий и т.д. Этот подход предполагает, что управленческий процесс включает в себя три последовательных менеджерских функции, выполняемых всяким руководителем:

• планирование,
• реализация и
• контроль,

где функция реализации включает в себя организацию и мотивирование.

Кроме того, основные четыре функции управления имеют две общие характеристики:

• все они требуют принятия решений,
• и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других менеджеров и сотрудников компании.

Из-за того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами. Таким образом, общими для подавляющего числа сложных организаций являются следующие функции менеджмента:

• планирование,
• организация,
• мотивирование,
• контроль,
• принятие решений,
• коммуникации.

Планирование

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели компании и что должны делать менеджеры и сотрудники, чтобы достичь этих целей. По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:

• Где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны оценивать сильные и слабые стороны компании в таких важных областях как: финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, управление персоналом. Все это осуществляется с целью определить, чего может реально добиться компания.
• Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей компанию среде, такие как: конкуренция, потребители, законодательство, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, менеджеры определяют, какими должны быть цели компании и что может помешать ей достичь этих целей.
• Как мы собираемся сделать это? Менеджеры должны решить – как в общих чертах, так и конкретно, — что должны делать члены компании, чтобы достичь выполнения поставленных целей.

Посредством планирования менеджеры стремятся установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов компании. Другими словами, планирование — это один из способов, с помощью которого менеджеры обеспечивают единое направление усилий всех членов компании к достижению ее общих целей.

Важно помнить, что планирование в компании не представляет собой отдельного одноразового события, а является процессом, осуществляемым постоянно с определенной регулярностью. Причинами постоянства процесса планирования являются:

• изменение целей: хотя некоторые компании прекращают существование после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование как можно дольше. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено,
• неопределенность будущего: в силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидели менеджеры при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

Организация

Промышленная революция в XVIII веке началась с осознания того факта, что организация работы определенным образом позволяет группе людей добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без должной организации. Функция организации включает в себя:

• создание структуры работ и задач: чтобы компания могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели, необходимо структурировать и связать между собой множество элементов, таких как выполнение различных работ и конкретных заданий,
• делегирование: поскольку работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках компании, включая и работу по управлению. Менеджер подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы компании. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование — это средство, с помощью которого менеджер осуществляет выполнение работы с помощью других лиц.

Мотивирование

Даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура компании не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы сотрудники компании выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. С конца XVIII и по XX век было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивирование — это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия.

Проведенные исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Было установлено, что мотивация, то есть создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Чтобы эффективно мотивировать своих подчиненных, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ удовлетворять эти потребности.

Контроль

Почти все, что делает менеджер, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и неблагоприятные изменения, способные заставить компанию отклониться от первоначального курса. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от планов, прежде чем компании будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, и, возможно, даже само выживание компании, будет поставлено под угрозу. Контроль — это процесс обеспечения того, что компания действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля:

• установление стандартов: точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования,
• измерение: измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей стадии,
• корректировка: стадия, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

Принятие решений

Управленческая работа — это, в основном, работа интеллектуальная. Чтобы компания могла эффективно работать, осуществляя свою деятельность, менеджер должен постоянно делать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив — это решение. Следовательно, принятие решения — это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности менеджера.

Коммуникации

Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация. Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми — будь это друзья, члены семьи или коллеги — в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения.

Поскольку компания представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что, если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования компании как таковой.

Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы тем людям, которые должны их выполнять.

Если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока сотрудники не понимают, какое вознаграждение может предложить им компания за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели компании.

Весь учебный материал в системе SNAPSIM™ выстроен таком образом, чтобы полностью поддерживать шесть основных управленческих процессов, описанных в этой статье.